机械部


档案管理规范编写规则
1994年5月4日，机械部

本规则参照ＧＢ1．1一87《标准化工作导则 标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的实际情况制定的。
1 主题内容与适用范围
本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、 条文的编排。
本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。
2 引用标准
ＧＢ1．1《标准化工作导则 标准编写的基本规定》
3 档案管理规范编写的基本要求
3．1 贯彻国家有关政策，法令和法规，与同级有关标准相协调， 下级标准不得与上级标准相抵触。
3．2 规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨， 避免产生不易理解或不同理解的可能性。标准的图样、表格、 数值和其他管理内容应正确无误。
3．3 规范中的术语、符号、代号应统一，并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念，同一概念应采用同一术语来表达。 类似部分应采用相同的表达形式与措词。
4 档案管理规范的构成
档案管理规范的一般构成和编写顺序如下：
┍━ 封面与首页（见5．1条）
概述部分━━━┥ 目次（见5．2条）
│ 规范名称（见5．3条）
┕━ 引言（见5．4条）
┍━主题内容与适用范围（见6．1条）
│ 引用标准及法规文件（见6．2条）
正文部分 ━━━┥ 术语、符号、代号（见6．3条）
│ 管理规范内容（见6．4条）
┕━检查与考核（见6．5条）
┍━附录（见7．1条）
补充部分 ━━━┥
┕━附加说明（见7．2条）
上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。 一项档案管理规范究竟应包括其中的哪些部分，可根据实际情况确定。
5 概述部分
5．1 封面与首页
规范的封面、首页及内页应符合ＧＢ1．2的规定， 当规范的印刷为合订本时、可设封面。
5．2 目次
5．2．1 当规范的内容较长、结构复杂、条文较多（一般印刷在15页以上）时应编写目次。
5．2．2 目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。
5．2．3 目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连续。
5．3．1 规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时，应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。
例：科学技术档案案卷构成的一般要求
（说明部分）
5．3．2 规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成，如果两部分连起来不通顺，可在两者之间留一字的位置，不用破折号，在封面和首页可写成两行。
例：标准化工作导则 标准编写的基本规定
5．3．3 规范化对象的名称过长时，在规范正文的叙述中可用简称，但在第一次出现全称时用括号加以说明。
例：《工业企业档案分类试行规则》（以下简称“规则”）。
5．4 引言
引言一般不写标题，也不编号。其内容包括：制定规范的依据，目的，执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。 如这些内容不需说明时，引言可省略。
6 正文部分
6．1 主题内容与适用范围
6．1．1 主题内容
简明说明规范的主要内容（一般在50字以下）
一般采用下列典型用语：
“本规范规定了……。”
6．1．2 适用范围
主要规定了规范适用范围或应用领域，必要时， 还应明确写出不适用范围或领域。
“本规范适用于……。”
“本规范适用于……，……可参照使用。”
“本规范适用于……也适用于……。”
“本规范不适用于……。”
6．2 引用标准与法规文件
说明档案管理规范中直接引用和必须配合使用的标准。 应写明标准号和名称，必须遵照的法规文件应写明发文机关、发文字号及题名。
6．3 术语、符号、代号
管理规范中使用的术语、符号、代号， 必要时应同时写明其定义或说明。
6．4 管理规范内容
6．4．1 管理规范的内容，应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。
6．4．2 应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围，写明所管理的事项由哪些部门主管，其他部门或基层单位应负责哪些工作。
6．4．3 应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的要求以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式， 工作中遇有矛盾的处理方式等。需要信息管理反馈时，应规定信息反馈的渠道、 内容、方式和处理程序。
6．5 检查与考核
规定有关部门完成的期限、数量和质量检查与考核的方法。
7 补充部分
7．1 附录
7．1．1 根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种，按补充件在前，参考件在后顺序编排， 并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。
7．1．2 “补充件”附录，主要是指对管理标准内容所作的补充，相当于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。
7．1．3 “参考件”附录，主要是帮助理解管理规范的内容。以便正确掌握和使用规范。
“参考件”附录。主要内容包括：
Ａ．规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍；
Ｂ．规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法；
Ｃ．正确使用规范的说明等。
7．2 附加说明
“附加说明”分段写在规范终结线的下面。主要内容如下：
本规范由××单位提出。
本规范主要起草人或单位。
本规范由××单位负责解释。
8 档案管理规范条文的编排及编号
8．1 档案管理规范按其内容分为若干章。第一层次为章， 以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。
8．2 章．条层次的编号方法采用阿拉伯数字， 每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角，编号方法加附录一（补充件）所示。
8．3 章，条的编号应左起顶格书写。有标题时， 在编号后空一十字的位置再写标题，另起一行写具体内容。无标题时， 在编号之后空一个字的位置再写具体内容。
8．4 标准条文的编排及编号格式如附册二（补充件）所示。
9 终结线
在附加说明前，版面的中间划一条粗实线作为终结线。 其长度约为版面宽度的1／4。
附录一 档案管理规范层次编号示例（补充件）
┍━ ┍ 1 ┍6.4.3.1
│ │ 2 ┍6.1 │6.4.3.2
│ │ 3 │6.2 ┍6.4.1 │6.4.3.3
│ │ 4 │6.3 │6.4.2 │6.4.3.4
│ │ 5 │6.4━┥6.4.3━┥6.4.3.5
│ │ 6 ┥6.5 │6.4.4 │6.4.3.6
│第一篇━┥ 7 │ ┕6.4.5 │6.4.3.7
│ │ 8 ┕6.6 ┕6.4.3.8
│ │
│ ┕ 9
│
正文部分┥ ┍12.3.1 ┍12.3.5.1
│ ┍10 │12.3.2 │12.3.5.2
│ │11 ┍12.1 │12.3.3 │12.3.5.3
│ │ │12.2 │12.3.4 │12.3.5.4
│ │12━┥12.3━┥12.3.5━┥12.3.5.5
│第二篇━┥13 │12.4 │12.3.6 │12.3.5.6
│ │14 ┕12.5 │12.3.7 ┕12.3.5.7
│ │15 ┕12.3.8
│ ┕16
┕━
┍附录A ┍B1 ┍B2.1 ┍B2.2.1
补充部分━┥附录B━┥B2━┥ │B2.2.2
┕附录C ┕B3 ┕B2.2━┥B2.2.3 ┍B2.2.4.1
│B2.2.4━┥B2.2.4.2
┕B2.2.5 ┕B2.2.4.3
注：
1．引言部分可有可无。
2．当规范不设篇时，去掉篇的编号，即为不设篇的规范的层次编号。
附录二 档案管理规范条文排列格式示例
（补充件）
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│ （引言） │
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
1 （章的标题）
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┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
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┕━━━━━━━━━━┙
1．1（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━┙
1．2（条的标题）
1．2．1 ┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━┙
1．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
1．2．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━┙
1．2．2．2
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2（章的标题）
2．1（条的标题）
2．1．1（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━┙
2．1．2（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2．2（条的标题）
2．2．1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━┙
2．2．2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2．3（条的标题）
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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┍━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━┙
注：①┍━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━┙
②┍━━━━━━━━━┑
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1） ┍━━━━━━━━━┑
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3（章的标题）
3．1（条的标题）
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┍━━━━━━━━┑
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ａ．┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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ｂ．┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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3．2（条的标题）
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附加说明：
本规范由机械部办公厅档案处组织起草
本规范主要起草人：傅代秀、郭建平、刘文义、黄建德





河北省秦皇岛市人民政府


秦皇岛市人民政府关于印发《秦皇岛市罚没物资管理暂行办法》的通知

秦政〔２００３〕４５号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
二○○三年五月十五日

各县、区人民政府，市直有关部门：

　　为贯彻落实省政府令〔２００１〕第７号《河北省罚没物资管理暂行办法》，加强我市罚没物资的管理，现将《秦皇岛市罚没物资管理暂行办法》印发给你们，请认真遵照执行。

秦皇岛市罚没物资管理暂行办法

第一条为加强对罚没物资的管理，防止国有资产流失，保护公民、法人和其他组织的合法权益，根据《河北省罚没物资管理暂行办法》（省政府令〔２００１〕第７号）和有关法律、法规的规定，制定本办法。

第二条本办法适用于我市行政区域内的国家司法机关、具有行政处罚权的行政机关和法律、法规授权的行政执法组织以及依法受委托的执法机构（以下统称执法机关）罚没物资的管理。

法律、法规和国务院财政部门对罚没物资的管理另有规定的，从其规定。

第三条本办法所称的罚没物资，是指执法机关依法没收的物资和依法不予返还的赃物。

第四条罚没物资属于国家所有，任何单位和个人不得侵占、挪用、调换、私分或者擅自处理。

第五条罚没物资按照财政管理体制进行管理。

县级以上财政部门主管本行政区域内罚没物资的管理工作。

财政部门设置的收费管理机构（以下简称“收费管理机构”）负责本行政区域内罚没物资的具体管理工作。

第六条执法机关在执行罚没物资处罚时，应当向当事人出具省财政部门统一制发的罚没物资专用票据。

第七条下列罚没物资由执法机关登记造册，报同级收费管理机构审定后，分别由有关部门依法处理：

（一）金银（不包括用金银制造的首饰和工艺品等）、烟草、酒类产品和食盐，分别由人民银行和烟草专卖、酒类专卖、盐务等有关部门处理；

（二）爆炸、剧毒、易燃、放射性等危险物品和枪支弹药、管制刀具以及毒品、淫秽物品、赌具，由公安部门处理；

（三）盗版光盘、盗版电影拷贝和其他非法出版物，由文化、新闻出版等部门会同公安部门处理；

（四）药品和医疗器械，由药品监督管理部门处理；

（五）禁止买卖的文物（包括古脊椎动物化石和古人类化石），由文物管理部门处理；

（六）国家和省级重点保护动植物，由野生动植物主管部门处理；

（七）动物、动物产品，由动物检疫部门处理；

（八）公安、工商行政管理等部门查获的走私货物、物品，移交海关，由海关处理。

第八条对罚没的鲜活物品和其他易腐烂、变质的物品，执法机关应当及时依法处理。

第九条执法机关应当自结案之日起三十日内，将罚没物资移交同级收费管理机构。依法应当销毁和本办法第七条、第八条规定的罚没物资除外。

收费管理机构在接收罚没物资时，应当向执法机关出具省财政部门统一制发的罚没物资移交凭证。

第十条执法机关移交收费管理机构的罚没物资，应当经具有法定资格的中介服务机构评估后，由收费管理机构公开变价处理或者其委托的拍卖机构拍卖。

罚没的机动车辆拍卖后，应当按照国家有关规定办理手续。

第十一条公开变价处理和拍卖罚没物资时，收费管理机构和执法机关应当向购买人出具省财政部门统一制发的罚没物资处理交易凭证。

第十二条收费管理机构公开变价处理或者委托拍卖机构拍卖罚没物资所得的价款，应当自变价处理或者拍卖之日起十五日内，使用一般缴款书将资金全部上缴国库。

执法机关处理罚没物资所得的价款，必须自处理之日起十五日内上缴同级收费管理机构在银行设置的专用帐户，由收费管理机构自上缴之日起十五日内将资金全部上缴国库。

第十三条执法机关作出暂扣物资的决定时，应当向当事人出具省财政部门统一制发的暂扣物资专用票据。

暂扣物资随案移交的，接收机关应当向移交机关出具省财政部门统一制发的暂扣物资移交凭证。

案件结案后，暂扣物资依法应当返还当事人的，执法机关应当将原出具的暂扣物资专用票据收回，并注明作废；暂扣物资应当依法予以没收的，执法机关应当向当事人出具罚没物资专用票据，同时将原出具的暂扣物资专用票据收回，并注明作废。

第十四条因执法机关作出罚没物资的处罚决定或者判决错误，原罚没物资应当依法返还当事人的，应当将罚没物资返还当事人，已经变价处理的，应当将相应的变价收入退还当事人。

第十五条收费管理机构、执法机关及受委托的拍卖机构应当建立健全罚没物资的交接、验收、登记、保管、对帐和报表等项制度，确定人员负责罚没物资的保管，并接受财政、审计和行政监察等部门的监督检查。

第十六条收费管理机构和执法机关执行罚没物资公务活动所需的经费，由财政部门编列预算拨付。

第十七条违反本办法第四条规定的，由县以上财政部门依照国务院《关于违反财政法规处罚的暂行规定》和国务院《违反行政事业性收费和罚没收入收支两条线管理规定行政处分暂行规定》，追究单位主管人员和直接责任人员的行政责任；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十八条违反本办法第十二条第二项规定的，由同级财政部门相应扣减其经费，并依照国务院《违反行政事业性收费和罚没收入收支两条线管理规定行政处分暂行规定》，追究单位主管人员和直接责任人员的行政责任。

第十九条收费管理机构或者执法机关因擅自使用、保管不善，造成罚没物资或者暂扣物资毁损或丢失的，应当依法予以赔偿，并追究单位主管人员和直接责任人员的行政责任。

第二十条建立罚没物资上缴奖励制度。根据执法、执罚单位上缴罚没物资的时间及罚没物资拍卖后上缴的变价收入，给予单位最高不超过１００００元的物资奖励，奖励资金由财政预算内列支。

第二十一条本办法由市财政局负责解释。

第二十二条本办法自发布之日起施行。